Партнерская конференция Huawei 2018

Клиент: Компания Huawei – ведущий мировой поставщик телекоммуникационных решений. - более 20 лет на мировом рынке; -180 000 сотрудников в штате; - Использование продуктов компании в 170 странах мира; - 30% населения планеты пользуется решениями и сервисами компании; - в 1997 году Россия стала первым зарубежным рынком для Huawei. Место: г. Москва, отель The Ritz-Carlton Дата: 18 апреля 2018 года Тип события: Международная бизнес-конференция. Главное партнёрское мероприятие года. Задача: Организация уникальной площадки для обсуждения локальных и глобальных тенденций в сфере IT, для освещения перспектив развития сотрудничества с российским бизнесом, для презентации новых технологических решений и продуктов, для представления партнёрской программы 2018 года в России.

С чем команда URD справилась на все 100?

Мы организовали это масштабное событие от и до - что называется, «под ключ». Начав с абсолютного нуля, мы вместе с клиентом, в довольно сжатые сроки, прошли путь от идеи до по-настоящему грандиозного отраслевого мероприятия.

Контент

Обеспечили конференцию всем видеонаполнением: создали анимированные подводки к выступлениям спикеров, разработали и отрисовали инфографическое сопровождение докладов экспертов, создали титульные ролики для церемоний открытия и закрытия. 

Организовали концерт группы «Ума Турман» по окончании деловой программы. Оборудовали сценическую площадку в фойе отеля. Декорировали сцену. Обеспечили качественные звук и свет. 

Декор 

Разработали и изготовили декорации для всех секторов: от входной зоны и стойки регистрации до концертной площадки. Сконструировали и возвели 12 выставочных стендов. Каждый – в фирменном стиле компании-партнёра, созданный специально под решение конкретных задач. Оформили пространство световыми кубами и оборудовали сцену большим светодиодным экраном размером 34х3,5м. Создали впечатляющую фотозону с качелями, которая стала центром притяжения участников конференции.

Свет

Разработали технические схемы и поставили оборудование для грамотного освещения конференц-зала, сессионных залов, партнёрских экспозиций и рекреационных зон. Организовали световое сопровождение концертной программы: по заранее созданному сценарию, с участием художника по свету и оператора. Обеспечили техническое сопровождение: бесперебойную и безопасную работу светового оборудования на всех этапах проведения конференции.

Звук

Обеспечили  качественный звук на деловой программе конференции: рассчитали мощность, схемы установки и комплектацию так, чтобы достичь идеальной слышимости в любой точке пленарного зала. Поставили и коммутировали акустическую систему для концерта музыкальной группы «Ума Турман» в точном соответствии техническому райдеру артистов.

Перевод

Учитывая международный статус мероприятия, рассчитали параметры оборудования для синхронного перевода. Установили мультилингвальную профильную систему Bosch Integrus с необходимым количеством излучателей и приёмников. Оборудовали кабины для работы переводчиков и провели подбор профессиональных синхронистов с опытом, адекватным тематике конференции.   

Персонал

Провели кастинг и обучение промоперсонала и ресепшионистов. Сшили платья для хостес, изготовили брендированную униформу для административного персонала. Отобрали квалифицированных переводчиков и менеджеров-консультантов. Провели тренинги и инструктаж. Укомплектовали техническую службу, обеспечивающую работу всего оборудования, полным штатом необходимых специалистов.

Какие невероятные превращения удались URD в этот раз? 

Группа под прикрытием

Мы решили сохранить в секрете припасённое на финал выступление группы «Ума Турман». Для того, чтобы сюрприз удался, мы изготовили трапециевидную ширму, затянутую баннером. До нужного момента ширма скрывала концертное оборудование – звук, свет, стойки и инструменты. Со стартом концерта, ширма открылась и трансформировалась в эффектный сценический задник.

Перестройка за 60 минут

Сделать из одного пленарного зала два сессионных? И каждый со своей программой, собственной сценой, автономным экраном? И так, чтобы с полной звукоизоляцией? И всё это успеть за время перерыва, то есть за один час? Требовалось возвести перегородку,  разобрать всё, что было создано до этого, и собрать заново, но уже в двух изолированных помещениях, перенастроить аппаратуру и справиться с массой других важных вещей. Нам говорили, что это невозможно, что такого ещё никто не делал. А мы взяли и сделали, потому что рассчитали всё до доли секунды, до миллиметра – архитектурные решения, оборудование,  действия каждого специалиста – и чётко выполнили свой план. Минута в минуту.