Электронная регистрация

С аккредитацией и регистрацией на мероприятии всё обстоит примерно так же, как в театре с вешалкой: впечатление об уровне организации начинается именно с этих процедур.

Чтобы всё задалось прямо со входа, URD предлагает вам современные технологичные решения. Они гарантированно избавят вас от суеты, нервозности, недоразумений и массы лишних телодвижений. А гостей и участников мероприятия (что куда важнее!) – от утомительного ожидания в очередях к стойке регистрации, недовольства «нерасторопностью» и «бестолковостью» персонала.

Мы оснастим любое массовое событие – конференцию, форум, выставку, симпозиум  – системой электронной регистрации, разработаем программное обеспечение под конкретные задачи, чётко спланируем и организуем все рабочие процессы. 

Как и что URD делает?

ДО

Email-рассылка, предварительная регистрация & Подготовка системы и персонала

- создаём контент для писем, настраиваем сервис рассылки, сообщаем  потенциальным участникам о событии и его программе и приглашаем присоединиться;

- создаём посадочную страницу или регистрационную форму на сайте; 

- проводим анкетирование и запрашиваем у зарегистрировавшихся фото для беджей;

- отправляем электронные билеты с уникальным кодом (QR/штрих);

- организуем приём онлайн-платежей;

- обучаем корректной работе в системе штатный или временный персонал; 

- поставляем, монтируем и настраиваем оборудование на площадке.

ВО ВРЕМЯ

Координация действий персонала & Контроль за работой техники

- запускаем процесс аккредитации и регистрации;

- принимаем платежи: наличные и безналичные;

- организуем выдачу ident-маркеров – беджей или браслетов, которые могут содержать следующую информацию об участнике: Ф.И.О., фото, компания, должность, QR-код с личными контактами для доступа на мероприятие, к специальным активностям, к материалам и арендному оборудованию, для участия в опросах и обмена данными с другими участниками;

- осуществляем раздачу персонализированных материалов и электронных устройств, дифференцируя гостей по данным, заложенным в систему и содержащимся в QR-коде: категория участника, особые списки преференций, статус оплаты.

ПОСЛЕ 

Отчёт о выполненных работах & Обработка информации

- формируем технический отчёт о работе системы;

- обрабатываем полученные сведения;

- систематизируем собранную базу данных;

- осуществляем маркетинговый анализ информации;

- предоставляем закрывающую документацию.

Вы можете воспользоваться нашим комплексным предложением или выбрать позиции опционально. Персональный менеджер, который будет руководить вашим проектом от первого до последнего шага, поможет вам разобраться в том, что вам действительно необходимо, а от чего вы без ущерба могли бы отказаться. Мы можем рассчитать бюджет под различные сценарии, чтобы вам было проще определиться. 

При формировании предложения команда URD учитывает все факторы: от профиля мероприятия и количества участников до архитектурных особенностей площадки и ваших особых пожеланий. Вы получите в своё распоряжение оптимальную систему электронной регистрации и аккредитации, а также постоянную техническую поддержку и сопровождение.

Эти 7 выгод наиболее значимы. Об остальных мы расскажем вам лично:

  1. Минимизация очередей за счёт удалённой регистрации и самостоятельного доступа на площадку через сканирующие устройства;  
  2. Исключение конфликтов: забытый билет – не проблема, код просто сканируется с экрана смартфона;
  3. Существенное повышение пропускной способности входной зоны, благодаря стойкам самостоятельной регистрации;
  4. Привилегии для V.I.P.-персон и приглашённых экспертов: оперативность и повышенное внимание на выделенных стойках регистрации;
  5. Снижение общих затрат на организацию процесса за счёт существенного сокращения количества персонала;
  6. Минимизация рисков, связанных с влиянием «человеческого фактора»: невнимательность, медлительность, раздражение, усталость, нервные срывы;
  7. Значительное ускорение процесса получения и обработки данных о гостях, в сравнении с бумажным анкетированием: информация сразу поступает в систему в электронном виде, статистика о количестве и перемещениях участников оперативно отслеживается в онлайн-режиме.

Совершенно секретно! URD гарантирует соблюдение условий полной конфиденциальности. Каждый сотрудник даёт подписку о неразглашении сведений. Мы не храним, не используем и не передаём третьим лицам полученные данные. Сразу после передачи отчётов и подписания закрывающих документов вся информация удаляется с серверов URD. Если пожелаете – в вашем присутствии.